La boîte de réception de sa messagerie est l’équivalent du bureau du directeur (ou de l’enseignant) : les dossiers, post-it, messages en tout genre s’y accumulent. L’objectif? N’y laisser que les dossiers en cours de traitement. Tous les autres seront rangés dans un dossier, pour archivage ou pour s’y pencher un peu plus tard.
L’arborescence des dossiers
Il n’y a pas de règle absolue, votre rangement doit ressembler à votre manière de travailler. Mais quelques astuces vous permettront de vous y retrouver plus facilement :
- un dossier par thématique : ASH, communication avec les parents, avec les partenaires, informations syndicales,… Chaque mail doit trouver sa place dans un dossier autant que possible. Nous verrons plus tard que certains pourront s’y ranger tous seuls!
- des dossiers pour les projets d’envergure : classe découverte, semaine des langues, liaison GS/CP, … Une fois le projet passé, vous pourrez déplacer le dossier en question dans vos archives.
- un dossier pour les documents officiels (BO, notes de services, comptes-rendus de conseils d’école, …), dont la durée de conservation doit être respectée.
Les réflexes à avoir
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Supprimez au fur et à mesure! Certains mails n’ont pas vocation à être conservés : remerciements pour un document envoyé, publicités, messages automatiques, …
- Faites du rangement à des moments précis de la journée, pour une durée donnée : ne prenez que quelques dizaines de minutes le matin ou l’après-midi pour ranger vos mails (en prendre connaissance, les prioriser et les déplacer dans les dossiers).
- Utilisez des mots-clés dans les sujets de vos messages, demandez à vos collègues de faire de même. Ce sera du temps gagné pour le rangement! Par exemple : [Gevasco ### ], [convention fête d’école], [demande temps partiel], …
Astuce pour faciliter le rangement : le filtrage automatique
Les clients de messagerie intègrent des fonctionnalités pour ranger automatiquement vos mails dans les dossiers que vous spécifierez selon vos critères (nom de l’expéditeur, mot clé dans le sujet, …).
Ici, par exemple, un filtre permettant de ranger automatiquement les mails arrivant du secrétariat de la circonscription, dans Thunderbird :
Dès lors, avec des filtres, vos dossiers vous indiquent que des mails sont arrivés, ainsi que leur nombre entre parenthèses (mails non lus).
Pour en savoir plus sur les filtres et leur paramétrage : https://support.mozilla.org/fr/kb/classer-vos-messages-en-utilisant-des-filtres