Réduire le nombre de mails reçus

L’utilisation généralisée des mails pour l’information, la communication, la promotion entraîne une grande perte de temps pour les usagers. Le temps passé à lire et supprimer ce qui ne nous intéresse pas est parfois plus important que le temps passé à répondre aux mails importants! Afin d’en réduire la quantité dans votre boîte professionnelle, voici quelques pistes.

 

Se désabonner des newsletters commerciales

 

A la fin de chaque mail de promotion envoyé automatiquement, vous trouverez un lien (parfois bien caché) pour vous désabonner de la liste. La démarche se fait en quelques secondes!

 

 

Maîtriser l’information syndicale

 

Il est important de se tenir informé de l’actualité syndicale, mais il peut arriver que les messages arrivent en double si l’on est soi-même syndiqué, ou si un collègue nous la transfère : en effet, chaque personnel de l’éducation nationale est inscrite par défaut sur les listes de diffusion de tous les syndicats, à l’échelle locale et nationale. Il est possible de se désabonner de certaines d’entres elles, via le portail ARENA.

 

 

Une fois dans le dispositif de désabonnement, il suffit de cocher les listes auxquelles vous voulez vous désabonner en navigant dans les différentes pages, et valider. La procédure est réversible.

 

Essayer de changer quelques (mauvaises) habitudes

 

Nous participons tous à la surcharge des boîtes de réceptions, et quelques bonnes pratiques s’imposent si l’on veut alléger le travail de nos collègues :

 

    • Ne pas « répondre à tous » systématiquement! Si votre message ne s’adresse qu’à un seul interlocuteur, il n’est pas nécessaire d’en  faire profiter tous les autres.

 

  • Soyons concis, et essayons de ne pas oublier la pièce jointe! Si ce n’est pas encore fait, vous pouvez installer un client de messagerie qui vous préviendra si vous évoquez une pièce jointe (oubliée) dans votre message.

 

  • Diversifions nos moyens de communication : la messagerie n’est pas forcément adaptée à tous nos besoins. Si vous souhaitez partager des fichiers volumineux, utilisez FILESENDER ou SMASH, si vous souhaitez partager du contenu avec les parents d’élèves, utilisez le blog ou l’ENT de l’école…

 

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