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L’envoi de courriers électroniques aux parents des élèves définitivement admis est désormais intégré dans ONDE depuis le menu ÉCOLE > Envois de méls.
La procédure suivante peut être utile pour disposer des adresses des parents – sans accès à ARÉNA – ou expédier des mails aux parents des élèves en admission acceptée pour l’année N+1 !
L’utilitaire Océan permet de transformer une extraction réalisée depuis ONDE (Base élèves) en carnets d’adresses, vous permettant ainsi de choisir le format des fichiers que vous pourrez importer dans Thunderbird, Convergence (Webmail), Outlook ou d’autres applications de courrier.
Quelle extraction pour quel usage ?
Nouveauté : la version 3.3.x remplace le format CSV par le vCard (.vcf) pour une meilleure interopérabilité entre programmes. Des cartes de contact individuelles sont également crées pour Outlook qui ne gère pas les carnets vCard (fichier unique avec de multiples contacts).
Les fichiers au format LDIF peuvent intégrer en option une liste de diffusion de tous les courriels du carnet pour les élèves répartis dans des classes.
| Nature des extractions | Source | Carnets générés |
| Fichier des responsables | LISTES & DOCUMENTS > Élèves de l’école ou leurs responsables > Catégorie : Responsables > Extraction au format CSV | Au choix :
– un carnet détaillé des responsables avec un contact par représentant légal : les nom, prénom, mail, numéro de téléphone, adresse postale, prénom des enfants (classe) sont conservés ; – un carnet simple des responsables : les coordonnées téléphoniques et postales ne sont pas conservées. Options : |
| Listes détaillées des élèves NON répartis pour l’année N+1 | ÉLÈVES > Répartition > Liste des élèves non répartis dans les classes (années N et N+1) > choisir Année N+1 > Liste détaillée des élèves | Mêmes choix que précédemment. |
| Listes détaillées des élèves répartis pour les années N ou N+1 | LISTES & DOCUMENTS > Listes > Suivi des répartitions classes / regroupements > Liste des élèves répartis dans les classes, affectés ou non dans un regroupement (années N et N+1) > choisir Année N OU Année N+1 > Liste détaillée des élèves
On peut aussi passer par le menu ÉLÈVES > Répartition etc. |
Choix précédents + possibilité de générer automatiquement un carnet par classe. |
Attention : ne modifiez surtout pas l’entête de l’extraction faite dans ONDE en quoi que ce soit : le logiciel de conversion ne fonctionnerait pas correctement. Évitez également d’ouvrir le fichier avec un tableur pour le réenregistrer ce qui risque d’en modifier la structure.
Le programme
Ce programme ne fonctionne que dans un environnement Windows.
Téléchargement :
https://edu1d.ac-toulouse.fr/politique-educative-31/documents/utilitaires/ocean.exe (3.5 Mo – exécutable)
ou
https://edu1d.ac-toulouse.fr/politique-educative-31/documents/utilitaires/ocean.zip (1.4 Mo – archive à décompresser).
En suivant le premier lien, vous aurez l’utilitaire au format .exe, c’est-à-dire prêt à être utilisé.
Suivant le filtrage de vos postes, ce téléchargement risque de ne pas se faire, d’où le deuxième lien, sous format de fichier zippé.
Vous aurez des alertes de sécurité : il faut passer outre ces alertes. Ci-dessous, deux exemples et la marche à suivre pour chacun.
Ignorer l’alerte de Windows
Cliquer sur Exécuter :
Ignorer l’alerte de l’antivirus Trend Micro
Il suffit de cliquer sur Autoriser :
Les fonctionnalités de l’interface
(version 3.3.1)
