L’utilisation d’outils gratuits en ligne, notamment les stockages et agendas partagés, les formulaires… améliorent notablement la qualité de la communication entre les différents partenaires.
Il convient cependant de garder à l’esprit que tout ne peut pas être stocké sur ces serveurs, dont on ne maîtrise rien…
Il y a quelques années, des protestations se sont élevées à juste titre contre la présence dans Base Élèves de données confidentielles comme les suivis RASED ou des renseignements d’ordre médical.
Ne retombons donc pas dans ces travers en plaçant sur des espaces non sécurisés des données sensibles ou nominatives.
Quelques exemples :
- Dans un agenda partagé en ligne entre le directeur et les enseignants de l’école, on pourra noter « 17h30 : équipe éducative » et non « 17h30 : équipe éducative élève Pierre Corneille »…
- Aucun fichier nominatif, sensible ou confidentiel ne sera déposé sur un espace partagé. Il pourra éventuellement être envoyé par courrier électronique à ses destinataires, mais ensuite le courriel et sa pièce jointe seront supprimés du logiciel de messagerie : nous avons eu récemment des cas de piratage.
- Dans un formulaire en ligne on ne demandera aucune donnée personnelle (ce qui supposerait d’ailleurs une déclaration à la CNIL) : on peut imaginer un sondage où chacun donnerait ses préférences pour une date de réunion par exemple, mais pas son adresse ou son numéro de téléphone, ni des renseignements sur ses élèves…